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                會議會展費包含什么以及策劃怎么做

                時間:2019-12-11 16:59 來源:未知 作者:西安活動策劃公司

                  會議、會展是一項繁雜而重要的項目。一般都會請活動策劃公司來完成。會議會展費用包括交通費用、會議室費用、住宿費用、餐飲費用以及其他雜費。會議會展策劃需要從對企業進行有針對性的市場調研、制定詳細完整的展會策劃方案、實施前的培訓等方面來著手策劃。下面小編給大家介紹關于會議會展的知識。

                會議會展費包含什么

                  1、交通費用

                 ?。ǎ保?、出發地至會務地的交通費用--包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通。

                 ?。ǎ玻?、會議期間交通費用--主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

                 ?。ǎ常?、歡送交通及返程交通--包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

                  2、會議室/廳費用具體可細分為

                 ?。ǎ保?、會議場地租金--通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規設施并不涵蓋在內--比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

                 ?。ǎ玻?、會議設施租賃費用--此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。

                 ?。ǎ常?、會場布置費用--如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求,可以與專業的會議服務商協商。

                 ?。ǎ矗?、其他支持費用--這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?;谶@些支持均為臨時性質,如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話,其成本費用可能比市場行價要高,如果讓專業會議服務商代理,將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

                  3、住宿費用

                  值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格,而有些是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言,住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣,比如淘會場提供的各個酒店都有10%-40%的優惠折扣。

                  4、餐飲費用

                  會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決于會議議程需要及會議目的。

                 ?。ǎ保?、早餐通常是自助餐,當然也可以采取圍桌式就餐,費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備,所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%,否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算--而改為按預定人數收取費用)

                 ?。ǎ玻?、中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數預算--自助餐形式,按桌預算--圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數量的服務費用。

                  5、雜費

                  雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃,通??梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

                會議會展策劃怎么做

                  1、對企業進行有針對性的市場調研

                  收集有關本項目的各種資料,包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排,結集歸檔。

                  2、制定詳細完整的展會策劃方案

                  確定會展的目標市場,會展的規模,展品的選擇,評估觀眾數量的多少,展覽會面積的大小以及參展的費用預算。

                  3、實施前的培訓

                  讓全體的實施工作人員理解展會策劃方案的精神,熟悉展會方案要求,掌握實施方案的工作、方法、步驟和技巧。

                  4、印刷材料的設計制作

                  利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進行前期宣傳,擴大企業的影響力,吸引更多的目標客戶。

                  5、展臺的布置及展示

                  設備的調試安裝,展臺的人員配備。

                  6、展會互動創意設計

                  用大屏幕互動的方式進行展會現場互動,由于互動大屏幕像樂乎現場(www。ulehu。com)只需要掃碼就能參與互動小游戲,大大降低了互動門檻,并且大屏幕的展示效果會吸引更過顧客駐足參與,就直接實現了引流。同時,顧客在參與互動游戲的同時還會留下個人信息,方便會后跟蹤。

                  7、相關的會展服務

                  根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;根據參會人員的喜好,預定各種形式的餐會,推薦不同的用餐地點;根據參會人員的喜好,設計不同的休閑方式、旅游線路,介紹下榻酒店附近的娛樂設施。

                  8、做好對活動的評估

                  開好總結會,做好善后公關工作。

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