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                舉辦大型會務活動前要注意的細節以及如何做好前期的策劃工作

                時間:2019-10-21 09:54 來源:未知 作者:西安活動策劃公司

                  如今各個行業的蓬勃發展,各種大型會務活動頻頻舉辦,任何一場活動都是要經過充分的規劃和安排的,下面就和小編來看一看舉辦大型會務活動前都有哪些細節以及如何做好前期的策劃工作的?

                舉辦大型會務活動前都有哪些細節

                  1、會前準備

                  會議主題和日程及任務分配不明確,參會人員毫無針對性,參會人員也準備得不充分。

                  2、會議開始

                  會議程序太過繁復冗長,主持人能力有限,主題變動隨意,而且參會人員的層次參差不齊。

                  3、會議進行

                  會議討論消極沉悶,甚至超出議題范圍,會議過程拖沓,常常表現為議而不決。

                  4、會議總結

                  會議效果不明顯,工作安排沒有針對性,也沒有條理清晰的會議總結。

                  5、跟蹤執行

                  經常是那完那了,根本沒有及時有效的后續工作跟進和信息反饋。

                大型會務活動如何做好前期的策劃工作

                  1、目的地的推薦

                  主辦方在選擇會議目的地時,心里都會都一個既定的目標性地點,而負責將目的地范圍縮小的就是會議服務人員了,根據會議的性質以及要求、比如參會者可能在會議之后安排旅游節目、擴展運動等等。

                  2、酒店的安排

                  酒店必須做足功課,充分的了解與會人數、附近的交通情況等等,同時要事先預計與會人數、與會人員的背景情況,以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

                  3、場景的布局

                 ?。保[臺的類型,會議的擺臺不能模板式的嵌套,比如同樣的商務會議,根據主題、性質的差異,也會直接影響到會議擺臺的安放,以及會場的布置,比如劇院式、課桌式、圍桌式、長方型、雞尾酒會式,那種回憶適合你都要因地制宜。

                 ?。玻h桌花布置,根據會議桌型的類別來布置桌花,比如常見的會議桌類型有長方形、圓形、橢圓形等;根據會議主題布置桌花,香花的選擇最好是更能凸顯主題;根據參會人員國籍等信息,提供不同種類的會議桌花布置服務。

                 ?。常h設備,會議攝像機、投影機等現代會議器材為會議的開啟帶來了極大的便利,并逐漸成為了會議活動中不可或缺的存在,在選擇酒店會議廳之前,必須先行了解其是否能提供完備的會議器材,如果沒有,另行租借是否方便,以免臨時的需求而手忙腳亂。

                  4、會議活動服務細節

                  會中服務細節,提供專業外語翻譯,攝像,禮儀公關和文秘服務。安排接待人員全天協助會務工作;會議期間可為VIP客人提供特殊照顧和服務;向參會人員提供全市范圍內機場、火車站接送服務;提供會議期間以后勤保障工作和外圍的協調服務。

                  雖然這些前期準備,紙上談兵很簡單,但要落實到每一步,都需要大量相關人員緊密配合,不能出紕漏,在組織大型會議活動的過程中,給我們成功與失敗的機會只有一次,策劃大型活動每一次都是現場直播,一旦出現失誤就無法彌補了。

                  上面就是小編為大家介紹的關于“舉辦大型會務活動前的細節以及如何做好前期的策劃工作”的內容,最后希望大家活動舉辦的順利成功!

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